Voir comment se porte un processus
Objectif
Découvrir pourquoi un processus est lent, où ses exécutions se bloquent et comment ses décisions tournent le plus souvent.
La différence avec Exécutions
Exécutions répond à ce qui s’est passé dans celle-ci. Analyses répond à ce qui se reproduit sans cesse. Ouvrez Exécutions quand quelqu’un dit « cette demande n’a pas bougé » ; ouvrez Analyses quand quelqu’un dit « les approbations prennent une éternité ».
L’ouvrir
Depuis un processus, choisissez Analyses dans le rail. Choisissez une période en haut à droite — les 7, 30 ou 90 derniers jours. Tout ce qui figure à l’écran porte sur cette fenêtre.
Les quatre chiffres du haut
Ce que ce processus a fait aboutir : combien d’exécutions ont démarré, combien se sont terminées, combien sont en cours, et combien de temps prend habituellement une exécution de bout en bout.
Démarrées et terminées n’ont pas à coïncider. Une exécution commencée le mois dernier et terminée cette semaine ne compte que dans terminées, ce qui est la réponse honnête à « combien avons-nous fait aboutir ? ».
Où le travail attend
La partie la plus utile de l’écran, et la raison pour laquelle il sépare deux chiffres que la plupart des rapports additionnent :
| Colonne | Ce qu’elle signifie |
|---|---|
| Attente habituelle | De l’apparition de la tâche dans la liste de quelqu’un jusqu’à sa prise en charge. |
| Attente du dixième le plus lent | La même chose, pour la plus lente sur dix — l’ampleur de la traîne. |
| Durée habituelle | De la prise en charge jusqu’à la fin. |
Une attente lente et un travail lent appellent des remèdes opposés. Une étape prise en charge aussitôt puis qui dure quatre heures est une étape difficile — un long formulaire, un rapport à lire, une décision qui demande réflexion ; le remède est de la simplifier ou de la scinder. Une étape qui reste deux jours en attente puis se fait en dix minutes révèle une personne débordée ou absente — le remède est d’élargir les destinataires, d’ajouter une échéance ou de découvrir qui est absent. Un seul chiffre « combien de temps cela a-t-il pris ? » les qualifierait toutes deux de lentes et n’indiquerait aucun des deux remèdes.
À côté : combien sont ouvertes en ce moment, quand la plus ancienne ouverte est apparue, combien sont terminées, combien ont été en retard et combien ont été remontées.
Pourquoi ce sont des médianes et non des moyennes
Une seule approbation restée en plan pendant un long week-end déplace une moyenne assez loin pour qu’une étape saine paraisse cassée. La médiane dit ce qui se passe habituellement ; le 90ᵉ centile dit jusqu’où cela peut se dégrader. Ce sont les deux sur lesquels vous pouvez agir.
Afficher les personnes plutôt que les étapes
L’écran s’ouvre regroupé par étape, et ne nomme personne. Une étape qui attend trois jours est quelque chose que vous pouvez corriger, et le découvrir ne devrait pas vous livrer un classement de vos collègues.
Cochez Afficher les personnes plutôt que les étapes quand vous en avez besoin — quelqu’un est absent, une file est bloquée sur une personne, le travail est inégalement réparti. Les mêmes colonnes, posées aux personnes plutôt qu’aux étapes. Une tâche proposée à quatre personnes apparaît sous les quatre, parce qu’elle figurait dans les quatre listes.
Où les exécutions se bloquent
Les exécutions encore en cours que personne ne détient et qu’aucun minuteur ne réveillera. Chaque ligne indique l’étape où elle s’est arrêtée et la raison, pour que vous sachiez d’après la liste s’il faut l’ouvrir.
Une exécution qui attend un minuteur n’y figure pas. Vu de l’extérieur, un processus à qui l’on a dit d’attendre un jour ressemble exactement à un processus bloqué, et le signaler comme cassé chaque nuit est le meilleur moyen de faire ignorer une liste comme celle-ci.
Cliquez sur la date d’une ligne pour ouvrir cette exécution.
Comment se prennent les décisions
Par quel bouton se termine chaque étape, et combien de fois. C’est ce qui répond à « combien de fois ceci est-il rejeté ? ».
Par l’horloge est la colonne à lire à côté : combien de ces décisions ont été imposées par l’échéance plutôt que par une personne. « Rejeté parce que quelqu’un l’a décidé » et « rejeté parce que personne ne l’a regardé en trois jours » sont la même issue et des faits totalement différents — une étape avec un chiffre élevé ici a besoin d’une échéance plus longue ou de plus de monde, pas d’une autre décision.
D’où viennent les chiffres
Rien n’est planifié et rien n’est copié. Chaque chiffre est calculé à partir de ce qu’une exécution a déjà enregistré — quand chaque tâche est apparue, a été prise et a été terminée ; quand chaque exécution a commencé et s’est achevée. Un rapport n’est donc jamais périmé, et un processus qui ne s’est encore jamais exécuté n’a rien à montrer.
Dépannage
- Tout est vide. Rien ne s’est exécuté sur cette période. Élargissez-la, ou lancez une exécution.
- Une étape affiche « — » pour ses durées. Rien n’a encore été terminé à cette étape, il n’y a donc pas de durée habituelle à indiquer. Le tiret est voulu : un zéro se lirait comme « instantané ».
- L’attente paraît énorme sur une étape. Vérifiez si elle est attribuée à quelqu’un — une tâche proposée à personne attend qu’un administrateur la confie à quelqu’un. L’écran Exécutions de l’une de ces exécutions le dira.
Scénarios associés
- Suivre l’exécution d’un processus.
- Concevoir un processus.